Policys och riktlinjer

Dator och mobil i motljus

Här har vi samlat alla policys och riktlinjer som gäller för våra anställda och förtroendevalda inom kommunen och våra bolag.

Alkohol och drogpolicy

Alla anställda vid Hultsfreds kommun ska känna sig säkra på sin arbetsplats.

En arbetsmiljö fri från missbruk ska bidra till målet att förhindra utslagning från  arbetslivet och tillsammans med de fackliga organisationerna ska vi aktivt verka för en miljö fri från missbruk, såväl på arbetstid som fritid.

Missbruksbegreppet går vida utanför den traditionella alkohol- och drogproblematiken och samtliga typer av missbruk påverkar individen och således även arbetet och arbetsplatsen negativt.

Missbruk som arbetsmiljö- och personalproblem har idag en annan dimension i och med förändrad arbetsmarknad, teknisk utveckling och utvecklingen på arbetsrättens område.

Missbruksproblematik går inte att isolera till fritid eller arbetstid då förhållanden på  arbetstid och fritid påverkar varandra ömsesidigt.

En arbetsmiljö fri från missbruk gör arbetsplatsen såväl säkrare som trevligare och vid misstanke om missbruk ska vi agera snabbt för att hjälpa den missbrukande individen och alla medarbetarna ska i sitt dagliga arbete bidra till att alla våra arbetsplatser hålls fria från alkohol och drogmissbruk.

Mer information kan du läsa här;

Alternativa driftsformer i kommunal verksamhet

Riktlinjerna antogs 2003.

Arbetsmiljöpolicy

Vi har som mål att skapa en bättre arbetsmiljö än vad som krävs av myndigheterna. Arbetsmiljön ska inte bara vara säker, den ska också vara trevlig och utvecklande för de anställda som även ska kunna påverka sin arbetsmiljö. Varje förvaltningsledning har det övergripande ansvaret för att tillräckliga resurser avsätts för att säkerställa en god arbetsmiljö. Kravet är att ingen anställd ska riskera sin fysiska eller psykiska hälsa.

Chefsbrev och ledarpolicy

Detta brev är skrivet till våra chefer för att ge dem ramarna för som förväntas från våra chefer i sitt ledarskap men även vad de ska kunna förvänta sig av oss som arbetsgivare.

Brevet ska skrivas under av samtliga chefer hos oss.

För hela dokumentet,  se nedan.

Distansarbetet

Tre viktiga ledord för att kunna ge möjlighet till distansarbete ska baseras på ett erbjudande från arbetsgivaren om möjlighet till distansarbete för medarbetaren med utgångspunkt i frivillighet.  Detta är Hultsfreds kommun och dess bolags gemensamma utgångpunkt.

Organisationen har förvaltningar med olika typer av verksamheter och därför kommer erbjudandet om distansarbete vara mer eller mindre tillämpligt. Det är chefens uppdrag att ta ställning till om distansarbete är möjligt utifrån verksamhetens behov samt arbetsuppgifternas och distansarbetsplatsens karaktär.

Om överenskommelse om distansarbete ska träffas mellan chef och medarbetare är det ett tidsbegränsat erbjudande och kan som längst tecknas för 12 månader i taget.

Här kan du läsa mer om vad det innebär att jobba hemifrån

E-postpolicy

E-postpolicy

Fordons- och resepolicy

Fordons- och resepolicy är antagen av kommunfullmäktige och syftar till att optimera resande och ska ligga till grund för att kommunen ska främja minimerad miljöpåverkan, hög trafiksäkerhet och god ekonomi. Policyn vänder sig till hela kommunkoncernen vilket innefattar kommunala bolag, nämnder och förvaltningar och därigenom alla typer av tjänsteresor. Fordons- och resepolicy omfattar även upphandling av transport, entreprenader och varuleveranser. Riktlinjer för resande i tjänsten är antagen av kommunstyrelsen och grundar sig i Fordons- och resepolicyn där målet även här är att begränsa vår miljö- och klimatpåverkan, öka trafiksäkerheten samt effektivt använda kommunens tid och resurser.

Inom kommunens egna fordonsflotta finns ett flertal biogasbilar. Det är viktigt ur miljö-, klimat- och kostnadssynpunkt att dessa fordon drivs i huvudsak på biogas. Bensinen hjälper enbart till vid start och då fordonet ej uppnått en för biogasen lämplig motortemperatur om ca 20-30°C. Denna temperatur nås under den första minuten och ökar sedan med hjälp av biogasdriften till driftanpassad motortemperatur.

Kontakta närmaste chef eller annan bilansvarig om det finns osäkerhet för att utföra biogastankningar. Kontakta mackägaren för övriga problem med biogastankning.

Läs mer här:

Gåvor och uppvaktning

Här finns kommunens riktlinjer kring gåvor och uppvaktning för våra anställda. Som underlag hänvisar vi till våra riktlinjer om mutor, representation och gåvor.

Uppvaktning 50-årsdagen

Vi som arbetsgivare uppvaktar våra medarbetare och förtroendevalda när de fyller 50-år. Uppvaktningen sker med blommor. Närmaste chef står för inköpet och verksamheten står för kostnaden.

Uppvaktningar vid övriga födelsedagar får göras genom privata insamlingar.

Hedersgåva vid 25 års anställning

Vid 25 års anställning hos oss får medarbetarna en hedersgåva. Gåvan fås i samband med en festlig jubileumsmiddag som arrangeras av personalkontoret.

Hedersgåvan består av en rekvisition till ett värde av ca 3 400 kr (7 % av aktuellt prisbasbelopp). Gåvan som medarbetaren får välja ska bestå av ett värdebeständigt föremål till exempel klocka, smycke, konst, möbler etc.

Avslut av anställning efter 10 år

När en medarbetare som varit anställda hos oss i minst 10 år slutar får man en minnesgåva. Minnesgåvan består av en gåva eller rekvisition på valfri gåva till ett värde av ca 1 200 kr (2,5 % av aktuellt prisbasbelopp). Alternativt kan detta belopp kombineras med uppvaktning av arbetskamraterna.

Närmaste chef står för uppvaktningen och verksamheten står för kostnaden. Kontakta HR-konsult Ove Persson ove.persson@hultsfred.se, 0495-24 13 25 för beräkning av anställningstid samt underlag till rekvisition.

Avslut anställning på grund av pension

När en medarbetare som varit anställda hos oss i minst 10 år går i pension får man en minnesgåva. Minnesgåvan består av en gåva eller rekvisition på valfri gåva till ett värde av ca 1 200 kr (2,5 % av aktuellt prisbasbelopp). Alternativt kan detta belopp kombineras med uppvaktning av arbetskamraterna.

Har medarbetaren inte varit anställd i 10 år uppvaktar arbetsgivaren med blommor.

Närmaste chef står för uppvaktningen ev inköp av gåva och verksamheten står för kostnaden. Kontakta HR-konsult Ove Persson ove.persson@hultsfred.se, för beräkning av anställningstid samt underlag till rekvisition.

Begravning

Vid en medarbetares bortgång sker representation i form av blommor eller krans. Närmaste chef står för inköpet och verksamheten står för kostnaden.

Inköp och upphandling

Hultsfreds kommun ingår i en gemensam upphandlingsenhet tillsammans med fem andra kommuner i Kalmar län (Västervik, Vimmerby, Oskarshamn, Högsby och Mönsterås). Västerviks kommun är värdkommun för upphandlingsenhet och det är dit du vänder dig med frågor kring kommunens upphandlingar och inköp.

All upphandling i kommunen och dess bolag sker enligt lagen om offentlig upphandling och kommunens upphandlingspolicy.

Om det inte finns ett upphandlat ramavtal som täcker ditt behov ska du ta ställning till om en upphandling behöver genomföras. Beräknas ditt planerade inköp överstiga värdet för direktupphandling och avtal inte finns, måste en offentlig upphandling genomföras. När du beräknar värdet ska du ta hänsyn till om behovet är återkommande, finns det fler än du som behöver varan/tjänsten. I så fall ska värdet beräknas på en normal ramavtalsperiod som är fyra år.

Om det inte finns ett avtal/direktupphandling

Innan du gör en direktupphandling ska du alltid kontrollera om vi redan har ett avtal för varan/tjänsten du tänker köpa. Finns inte det kan du läsa nedan hur du ska gå tillväga i “Riktlinjer för direktupphandling”, eftersom värdet av köpet avgör hur du ska gå tillväga.

Ska du som anställd göra en upphandling eller är osäker på om det finns ett avtal, kan du få hjälp av vår inköpssamordnare Marie Schwab på ekonomikontoret eller av upphandlingsenheten i Västervik.

Vilka avtal som vi har tecknade i dag hittar du i avtalskatalogen.

Lagen om offentlig upphandling

Lagen om offentlig upphandling har fem viktiga principer. Dessa är:
Icke-diskriminering. Det är inte tillåtet att särbehandla leverantörer, främst på grund av nationalitet.

Likabehandling. Alla leverantörer ska behandlas lika. De ska få lika förutsättningar. Alla måste till exempel få samma information samtidigt.

Transparens. Upphandlingar ska vara förutsebara och öppna. Underlaget måste vara klart och tydligt. Det ska innehålla alla krav på det som ska upphandlas.

Proportionalitet. De krav som ställs måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas.

Ömsesidigt erkännande. Intyg och certifikat som utfärdats av behöriga myndigheter i något annat land inom EU måste godtas i de övriga medlemsländerna.

Internkontroll

Här följer Hultsfreds kommuns riktlinjer för internkontroll. Internkontroll omfattar alla system, rutiner och processer som används för att styra ekonomi och verksamhet.

Nämnderna ska varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen.

Senast i samband med årsredovisningen ska nämnderna rapportera resultatet från uppföljningen de gjort till kommunstyrelsen.

För att läsa hela dokumentet och se tillämpningsanvisningar samt mall och exempel på ifylld mall, se bifogade dokument.

Kompetensförsörjningsplan

En välfungerande kompetensförsörjning är avgörande för Hultsfreds kommuns framtid. Vi behöver säkerställa att vi har medarbetare som kan leverera god service till invånarna i kommunen. Den övergripande målsättningen med kompetensförsörjningsplanen är därför att säkra kompetensförsörjning på såväl kort som lång sikt.

Genom att bygga en stark organisationskultur och värdegrund utifrån varumärket ”Du syns och hörs i Hultsfred!” skapar vi en tydlig extern och intern kommunikation. Vi använder vår värdegrund för att skapa en känsla av sammanhang och ger ett löfte om att det finns möjlighet till utveckling som bidrar till att medarbetare stannar kvar i vår organisation. Vår värdegrund ska bidra till att varje medarbetare som väljer att sluta hos oss känner stolthet över sitt arbete i Hultsfreds kommun. För att lyckas med vår övergripande målsättning presenterar kompetensförsörjningsplanen ett antal strategier som symboliseras genom det så kallade HR-hjulet som innehåller delarna Attrahera, rekrytera, introducera, utveckla, behålla och avsluta. Alla delar i HR-hjulet och arbetet med kompetensförsörjning ryms i värdegrunden ”Du syns och hörs i Hultsfred!”.

Kränkande särbehandling och diskriminering

Om du eller någon annan utsätts

  • Meddela klart och tydligt att agerandet är oacceptabelt.
  • Notera det som inträffat (ord, handlingar, datum, klockslag, vittnen m.m.).
  • Informera om det inträffade så fort som möjligt till din närmaste chef eller chefens chef.
  • Du kan också ta kontakt med skyddsombud eller fackligt ombud.

Hultsfreds kommun accepterar inte någon form av kränkande särbehandling. Att bemöta varandra med respekt ska vara vägledande i allt arbete och i alla relationer.

För mer information se våra riktlinjer, rutiner och checklista nedan.

Lönepolicy

Vår lönepolicy syftar till att stimulera till goda arbetsinsatser, engagemang, utveckling och arbetsglädje så att uppställda mål för verksamheten kan uppnås. Likaså att verka för att kunna behålla och rekrytera goda medarbetare.

För hela dokumentet, se bifogat dokument nedan.

Mångfaldsplan

Jämlikhet är ett vidare begrepp. Det avser rättvisa förhållanden mellan alla individer och grupper i samhället och utgår ifrån att alla människor har lika värde oavsett kön, etnisk bakgrund, religion, social tillhörighet mm. Jämställdhet är en av de viktigaste jämlikhetsfrågorna.

Vår mångfaldsplan – plan för lika rättigheter och möjligheter hos Hultsfreds kommun som arbetsgivare, finner du i nedan.

Personalpolicy

Personalpolicyn ger uttryck för kommunens personalpolitiska grundvärderingar och är inte en regelbok med bestämmelser och anvisningar. Grund­värderingarna ska omfatta alla; politiker, chefer och medarbetare.

Personalpolicyn anger en övergripande målsättning samt målsättningar för olika delområden inom personalpolitiken. För vart och ett av delområdena finns särskilda styrdokument som mer i detalj anger hur personalpolitiken ska genomföras.

För hela personalpolicyn, se bifogat dokument nedan.

Policy för informationssäkerhet

Policyn är antagen av kommunfullmäktige 2018-09-24, §97/2018.

Informationssäkerhetspolicyn är det övergripande dokumentet som styr kommunens informationssäkerhet.

Policyn visar kommunens och ledningens viljeinriktning och stöd för informationssäkerhetsarbetet och syftar till att klarlägga

  • mål för arbetet
  • organisation, ansvar och roller
  • hur informationssäkerhetsarbetet bör följas upp

Hela dokumentet “Informationssäkerhetspolicy” finns via länken nedan:

Informationssäkerhetspolicy

Riktlinjer för informationssäkerhet

Riktlinjerna är antagen av kommunstyrelsen 2018-09-04, §80/2018

Riktlinjerna syftar till att beskriva vad som behöver göras för att efterleva
informationssäkerhetspolicyn för Hultsfreds kommun.

Riktlinjerna gäller för all verksamhet inom kommunen inklusive helägda bolag och
omfattar alla informationstillgångar som kommunen hanterar.

Hela dokumentet ”Riktlinjer Informationssäkerhet Hultsfreds kommun” finns via länken nedan:

Riktlinjer Informastionssäkerhet Hultsfreds kommun

 

Resor i tjänsten

Bokning av resa och boende

De tjänsteresor som innebär resa med kollektivtrafik ska bokas i god tid via e-tjänsten på internservice.hultsfred.se. Detsamma gäller om resan innefattar boende, då ska detta också bokas via e-tjänsten på internservice.hultsfred.se. Vid bokning av tågresa ska lägsta prisalternativ väljas.

Minimera ditt resande genom att

  • noga överväga om resan är nödvändig
  • arrangera eller be om delta digitalt vid möten och konferenser
  • hålla möten i egna lokaler.

Riktlinjer för formgjutna öronproppar och ortopediska formgjutna skoinlägg

Formgjutna öronproppar (sk earfoons) är ett personligt utformat hörselskydd som dämpar det skadliga bullret men som ger möjligheten att höra tal, musik och tala i telefon.

Formgjutna skoinlägg är specialanpassade skoinlägg formade efter dina fötter och kan underlätta vid exempelvis knäsmärtor, hälsmärtor, ryggbesvär, höftsmärtor och fotbesvär.

För att få viss ersättning för formgjutna öronproppar eller formgjutna skoinlägg av arbetsgivaren ska först en prövning göras för att kartlägga om annat hjälpmedel, till exempel hörselkåpor eller inläggssulor, kan användas. Om prövningen fastslår att formgjutna öronproppar eller ortopediska formgjutna skoinlägg rekommenderas, ska den anställde genomgå en läkarundersökning på företagshälsovården som klarlägger behovet av detta i arbetet. Finns behovet och detta styrks av läkare, kan arbetsgivaren bidra med 1000 kronor per par. Kostnaden för detta belastar respektive verksamhetskonto.

Använd blanketten Eget utlägg för att söka om ersättning

Riktlinjer för kommunkoncernens webbplatser

Riktlinjerna antogs av kommunfullmäktige 2015-09-28, KF §125/2015

Rutiner för hot, våld och kris

I filerna nedan hittar du våra rutiner för hot, våld och kris.

Rutiner vid anställds bortgång

Vid dödsfall och begravning hissas flaggan på “halv stång”, dvs flaggan ska vara hissad till 2/3 av stångens höjd. Flaggan ska då först hissas i topp och omedelbart därefter halas ner till angiven höjd. Då flaggan halas ner, ska den först hissas i topp, sedan ner.

Vid dödsfall ansvarar varje enhet för flaggning på halv stång när någon medarbetare vid enheten avlidit. Flaggning på “halv stång” sker i regel vid följande tillfällen:

  • Den dag då dödsfallet inträffat eller dagen efter
  • den dag då jordfästningen äger rum.

Då jordfästningen är avslutad hissas flaggan i topp, varefter den omedelbart halas eller halas vid ordinarie tid.

Verksamhetschefen samråder med förvaltningschefen om lämplig representation och val av blommor eller krans. Kostnaderna debiteras verksamhetens konto (övriga kostnader).

Vid dödsfall på kommunens särskilda boenden flaggas på halv stång vid dödsdagen. Flaggning vid kommunhuset sker när någon medarbetare hos kommunen avlidit. Flaggning i dessa fall sker dock endast en gång, i första hand när budet om dödsfall når ansvarig chef eller i andra hand på begravningsdagen.

Ansvarig chef rapporterar dödsfallet till kommunkansliets serviceenhet/vaktmästeri som ombesörjer flaggningen vid kommunhuset.

Vid flaggning på “halv stång” i samband med högre officiell persons jordfästning, sker dock flaggning på “halv stång” hela dagen. Vimpel hissas aldrig på “halv stång”. I samband med statsbegravningar utfärdas särskilda bestämmelser om för hur flaggning ska ske. Om flaggning på “halv stång” sammanfaller med allmän flaggdag, har flaggning på “halv stång” företräde.

Samverkansavtal

I Hultsfreds kommun ska samverkan vara grunden för allt arbete. Syftet med samverkansavtalet är att öka delaktigheten och inflytandet för alla anställda. Det är viktigt för alla anställda att det finns möjlighet att påverka på rätt nivå i organisationen.

Avtalet beskriver de olika samverkansnivåerna och vilka frågor som ska hanteras där. Det finns också tips på vad som bör tas upp på de olika nivåerna.

SBA Systematiskt brandskyddsarbete för anställda

Du som anställd på Hultsfreds kommun ska ha grundläggande kunskaper inom brandskydd. SBA (Systematiskt brandskyddsarbete) är ett samarbete mellan fastighetsägare och nyttjare. Samarbetet minimerar risker för att en brand ska uppstå och planerar även hantering av redan uppkomna brandolyckor.

Tillsynsmyndigheten inom SBA är Räddningstjänsten. Du hittar mer information om deras tillsynsarbete här.

SBA är beslutat genom SBA-policy. Registrering och hantering av SBA sker via e-tjänst för SBA. Hur e-tjänsten fungerar, vad du behöver tänka på och vägledning för ditt arbete hittar du under vanliga frågor och svar.

Sista steget i e-tjänsten är godkännande av gränsdragningslista mellan fastighetsägare och nyttjare.

Vid frågor kring SBA ska du  i först hand vända dig till din chef. I andra hand till Hultsfreds bostäder via mejl info@hultsfredsbostader.se.

Läs mer här

Blanketter